Reconstrucción de un expediente extraviado

TEMA 4

RECONSTRUCCIÓN DE UN EXPEDIENTE
EXTRAVIADO

 LA RECONSTRUCCIÓN DE UN EXPEDIENTE EXTRAVIADO
•CONCEPTOS
Extraviar es síntoma de perder, es decir, que es dejar de tener, dejar de poseer.
Un expediente extraviado, es un expediente perdido, que ya no se tiene y por el
momento no es posible siquiera tenerlo porque no se encuentra, y se ignora su paradero.
Un expediente traspapelado es un expediente que no se encuentra en un momento
determinado, que se busca y no aparecedebía encontrarse en tal lugar y no está; es decir que el
concepto de traspapelamiento se deden una primera etapa, que, al pasar el tiempo y seguir el
expediente sin aparecer entonces, ese traspapelamiento se transforma en extravío. El
traspapelamiento vendría a ser la primera fase del extravío.
•EJEMPLO DE EXTRAVÍO CLARO
1)El conserje sale con el expediente a entregarlo a tal oficina y cuando llega se da cuenta que
en el camino lo ha perdido, se le ha caído. Regresa por el camino andado fijándose por si
aparece y nada halla. Acá no se trata de un traspapelamiento.
2)El Alguacil se constituye en el escritorio de un abogado y le intima la devolución de tal
expediente por haberse vencido el plazo del préstamo y ese Profesional - por acta que también
firma - declara que no lo tiene porque lo ha extraviado y que por vergüenza no ha puesto el
hecho en conocimiento del Juzgado.
3)El expediente es enviado por Correo y no llega a destino, chequeado su recorrido figura como
entregado por error en otra oficina, donde no aparece.
•EJEMPLOS CLAROS DE TRASPAPELAMIENTO
1)Se sube un escrito “pelado” dando cuenta que los autos se encuentran al despacho de tal
fecha (unos días antes). Y resulta que el Juez no lo tiene para decretar, tampoco bajó por el
decretero y no se encuentra “para pasar” al mismo. Se debe de esperar unos días para recién
darlo por extraviado.
2)La ficha “canta” que el expediente está en “la letra” y en el casillero no está, se busca y
rebusca y no aparece.
•EL TRASPAPELAMIENTO
Cuando el expediente no se encuentra y buscado en su lugar “lógico” no aparece, en una
hoja suelta hay que escribir esos datos, feche, horario y lugar de búsqueda primaria y que
funcionario ayudó a buscar.
Al cabo de algunos días y buscado de nuevo sigue sin aparecer, recién aquella acta en
borrador se actualiza, se trasforma en dada cuenta más amplia que se labra, dejándose bien en
extenso los pormenores del caso.
Retomando el ejemplo 1 de traspapelamiento tendríamos: Un escrito de una parte, con el
recibo y luego la subida “sin los autos los que se encuentran en su Despacho desde tal día”
A continuación se labrará un acta así:
ACTA DE TRASPAPELAMIENTO: A continuación de las actuaciones que anteceden se
deja constancia que: 1. Según la Ficha de trámite el expediente fue girado al Despacho con
escrito presentado tal día. 2. El expediente no fue decretado según consta (al suscrito). 3. El
expediente no fue ubicado en el decretero (no para pasar ni ya pasado), ni el escritorio del
(suscrito) ni en la Mesa de Giro ni en su casillero. Y habiendo transcurrido tres días de la última
actuación se labra la presente a sus efectos.

•EL EXTRAVÍO

 Retomando el ejemplo 1 de extravío tendríamos a un pobre Conserje que con gran
pesadumbre le plantea al Juez lo sucedido .
Entonces se labra un Acta.
ACTA DE EXTRAVÍO: En la ciudad de
el día
el suscrito J.P. Funcionario
administrativo V o Conserje de su Juzgado, da cuenta de lo siguiente.
1.En el día de la fecha, y en cumplimiento de mis tareas, salí de esta Oficina aproximadamente a
las 14 horas con una serie de sobres para enviar por Correo, un oficio para entregar en la
Comisaría tal y el expediente caratulado
Ficha
que debía entregar al Sr. Fiscal Letrado Departamental.
2.Al llegar a la Comisaría tal, después de enviar toda la correspondencia en forma, confirmé
que el expediente referido ya no lo tenía en mi poder, habiéndolo extraviado en el recorrido que
va desde el Correo a la Comisaría.
3.Desanduve el trayecto mencionado preguntando a transeúntes y vecinos sobre el mismo y
nadie pudo darme alguna información al respecto.
4.A continuación efectué la denuncia de extravío del mencionado expediente en la Comisaría tal
bajo mi firma.
5.De regreso a la Oficina puse oralmente en vuestro conocimiento todo lo que me había pasado,
y en este momento -a su pedido- labro la presente que firmo ante Ud.
Ante un caso de traspapelamiento o de extravío en su caso el Actuario debe dictar una
Orden de Servicio en el expediente administrativo de la oficina donde allí escriben que se
notificará a todos los funcionarios, a fin de que busquen dicho expediente o actuación extraviada.
En hoja aparte, el Juez o Actuario testimoniará dicha Orden de Servicio y a continuación, todos
los funcionarios, uno a uno, y
A continuación los Actuarios Adjuntos también informan, y el Actuario deja constancia también de
sus tareas concreta realizada.
Finalizada estas actuaciones, el Actuario dejará constancia en aquel expediente administrativo,
luego de la última notificación, que se cumplió dicha Orden de Servicio sin resultado positivo.
•LA FAZ ADMINISTRATIVA
Una vez subida al despacho el acta de extravío, con el informe del Actuario en su caso, el
Juez decretaría una Investigación Administrativa de Urgencia.
“Decretase la investigación administrativa de urgencia del caso designándose a tal efecto
al Actuario Adjunto tal y súbase al despacho fotocopia autenticada de estas actuaciones a los
efectos de la reconstrucción respectiva.
Se notificará al designado a quien pasan estas actuaciones.
Luego el Instructor de Urgencia recibe las declaraciones, dejando constancias, agrega
fotocopias, completa en forma urgente la instrucción del caso y al final hace su propio informe.
En el caso planteado recibiría declaración ampliada al Conserje, algún otro funcionario
que vio cuando salió con el expediente, alguien de la Fiscalía de que allí el expediente no está,
no llegó, agregaría fotocopia del Libro de Salidas, de la denuncia policial, agregaría plano o
croquis del recorrido aclarando lugares, fotocopia de la Ficha de Trámite y del último decreto que
disponía la vista Fiscal, etc.
Ejemplo de informe:
Lugar y fecha ( a la semana)
Sr. Juez
Presente.
XX, Actuario Adjunto del Juzgado tal designado Instructor de Urgencia en las
presentes actuaciones administrativas cúmpleme elevar a Ud. las mismas con las siguientes
conclusiones:
1.El hecho del extravío
2.Lo que se instruyó y averiguó
3.Por lo tanto concluyo que según la prueba agregada surge que el único funcionario involucrado
en el suceso es el Sr. XX
Saluda a Ud. atte.

 Luego el Sr. Juez puede decretar una Investigación Administrativa más amplia, o un
Sumario Administrativo o elevar estas actuaciones a la Suprema Corte de Justicia a sus efectos.
•LA RECONSTRUCCIÓN
Se sube al despacho fotocopia autenticada de las actuaciones del extravío según se
había dispuesto en el ejemplo que analizábamos, y el Juez decreta algo así:
“Decrétese la reconstrucción del expediente extraviado sin perjuicio, encomendándose
dicha tarea al Sr. Actuario XX quien queda facultado a efectuar todas las diligencias necesarias a
tal fin, dando cuenta oportunamente, y cometiéndose las notificaciones del caso”.
El Actuario se notifica.
Y entonces asume concretamente la tarea de reconstrucción del expediente extraviado
dejando constancia paso a paso de toas las tareas emprendidas.
•COMIENZA LA TAREA PRÁCTICA
“Lugar y fecha.
A continuación se agrega fotocopia autenticada de la Ficha de trámite y conforme a ella
se caratula de igual manera este expediente con el agregado de “expediente reconstruido”
Se hace la carátula, se sigue foliando.
Luego de la fotocopia de la Ficha de Trámite se deja constancia del nombre y domicilio
de las parte.
PARTES Y SUS DOMICILIOS
Se deja constancia que el ACTOR es el Sr. ABC con domicilio
patrocinado por
el Dr. 1 con estudio en
y que el DEMANDADO es el Sr. DEF con domicilio
patrocinado por el Dr. 2 con estudio en
. Esta información surge de la Ficha de
Trámite o por ejemplo fue proporcionado por los funcionarios M y R encargadas de la Mesa A de
trámite.
Luego se notifica a las partes y sus abogados.
•LAS DEMÁS ACTUACIONES
Luego, estudiando la Ficha de Trámite y según sus anotaciones se va haciendo un
relevamiento de todo, a fin de solicitar los escritos y agregar testimonio de los decretos, etc.
Por ejemplo, la primera fecha que aparece en la Ficha es la de presentación del primer
escrito, el día que subió y el decreto recaído. Se lee el decreto y figura el traslado de la demanda
que hubiera quedado. Algunos Juzgados al recibir cualquier escrito de lo que sea con sus
copias, las van numerando correlativamente y las colocan en una carpeta con elástico o las
enlegajan por orden, escribiendo en el propio expediente el número adjudicado a la copia
presentada donde también lo escriben; y cuando hay que notificar personalmente, porque viene
la parte a baranda, entonces el funcionario va al lugar de las copias de escritos y en legajo del
mes correspondiente a la fecha de la presentación del escrito según surge de la Ficha de
Trámite, busca, y encontrando la copia, la entrega en el momento de la notificación con la
constancia de estilo.
O si es necesario oficiar para la notificación, entonces quien hace el oficio hace dicha búsqueda
o quien hace el giro envía el expediente ya con las copias extraídas de aquel paquete. Por eso,
debemos buscar en le Legado del mes una copia de aquel escrito de demanda porque a veces
las partes traen copias de más y allí se quedan. Es sumamente inconveniente que las copias se
doblen y se metanentro del expediente porque pueden caerse durante la tramitación entre la
Mesa y Mesa, y también lo es engramparlas o engancharlas con alfileres en la carátula, porque
la rompen o se pierden o las sacan, o cuando se extravía el expediente también se extravían las
copias.
Si las encontramos, procedemos a agregarlas certificándola al expediente, foliamos y
ponemos constancia de como la hubimos y de lo que hacemos.

 En la hoja siguiente hacemos testimonio del decreto recaído fijándonos en el decretero
de trámite.
No debe de ahorrarse papel y es muy conveniente que se gaste una hoja por cada
decreto recaído. Es sumamente engorroso, incomprensible e inconveniente testimoniar en una
sola hoja todos los decretos que surjan de la Ficha, sino que es mucho mejor ir haciéndolo de a
poco, en forma separada y gastando una hoja por cada decreto que se agregará a continuación
de la actuación correspondiente.
Bien, seguimos suponiendo que el escrito no lo encontramos, por ejemplo, entonces
debemos procurarlo de las partes. El Actuario habla por teléfono con los Abogados y les solicita
todos los escritos y copias que tengan a fin de reconstruirlos.
Al llegar éstos, los recibe entregando los recaudos firmados del caso y así va
confeccionando y armando todo. La Parte demandada por ejemplo tienen la copia de la
demanda y el Actor también la proporciona, pues bien, las agrega a ambas certificándolas y
aclarando su origen; luego iría la hoja del testimonio del decreto recaído.
•EL JUICIO ERA MÁS COMPLICADO
Siguiendo la Ficha, por ejemplo, nos encontramos con que la parte demandada presentó
el escrito contestando la demanda con sus excepciones, bien, se procurará tener copia de ella, y
luego de agregada iría el testimonio del decreto recaído.
Supongamos que hablamos por teléfono a los Abogados explicándole el punto y ellos
quedaron en traernos las copias de los escritos y pasan los días y no llegan, entonces el Actuario
deja constancia de esa diligencia y resuelve notificar oficialmente el pedido.
Lugar y fecha.
El suscrito Actuario, conforme a lo dispuesto en autos, solicita a las partes la
presentación a la mayor brevedad de las copias de los escritos del expediente extraviado.
Conteste.
Expide los cedulones de notificación o notifica personalmente en baranda.
Si nadie aparece, transcurrido un tiempo prudencial el Actuario da cuenta al Juez.
Lugar y fecha.
Doy cuenta que a pesar de lo actuado en autos y el tiempo transcurrido las partes no
han facilitado la documentación para la reconstrucción decretada.
Y el Juez decretaría la intimación de la presentación.
El Alguacil efectúa las intimaciones del caso.
Y si nada aportan, luego de un tiempo prudencial, el Actuario daría cuenta, el Juez
mandaría reservar las actuaciones por seis meses y vencido el plazo archivaría el expediente sin
perjuicio.
Prosigamos en la hipótesis de la reconstrucción posible, contestada la demanda, se
habría abierto a prueba. Pongamos un ejemplo más concreto, un juicio de Divorcio, bien, luego
de la hoja de apertura venían las copias de los escritos de prueba.
En la prueba deberíamos actuar como se actuó en aquel momento, es decir abriendo las
carpetas por separado; a cada escrito de cada parte le abriríamos carpeta encabezándola con
fotocopias de las Fichas de Trámite de Prueba y analizándola paso a paso.
•EL RECONSTRUIDO NO ES UN EXPEDIENTE COMÚN
Es una tarea ingrata y engorrosa, pero periódicamente el Actuario debe de estudiar,
analizar e impulsar; no puede quedar ese expediente “en la letra”, ni paralizado, no, debe
permanecer en el escritorio del Actuario y en su poder inmediato y directo, el impulso procesal lo
tiene le Actuario y no las partes de controlar esa actividad de forma permanente, la
reconstrucción no la puede delegar y menos dejarla en manos de funcionarios inexperientes que
agregan todo junto, todo mal, y que después no se entiende nada. Si falta algo, bueno, se pone
en una hoja aclaratoria explicando el hecho. Las vistas Fiscales se extraen del “visitero” allá en
la Fiscalía si son varias, todas por separado se van agregando en el expediente en el lugar
correspondiente. Los pasos deben se aclarados uno a uno, lo que abunda no solo no daña sino
que mejora la comprensión del futuro lector del expediente.
•CERTIFICADO FINAL

 Una vez finalizada esta tarea y llegada la reconstrucción hasta el momento que, según la
Ficha de Trámite, el original se extravió, el Actuario extiende el certificado de reconstrucción final,
con todo lo actuado, foliado, explicado, etc. y lo sube al despacho.
El Juez decreta vista a las partes por el término perentorio de tantos días y vuelvan.
Se notifica personalmente, a los efectos de que las partes revisen la reconstrucción
realizada y la aprueben o la observen en todo lo que estimen, y luego de la subida, el Juez
aprobaría lo actuado, y homologaría la reconstrucción que se tendrá por tal sin perjuicio.
Y entonces se retoma la tramitación. Este expediente reconstruido debe tramitarlo en forma
directa y personal el Actuario, no puede quedar “en la letra” o en la pila para oficiar, no, el
Actuario lo tiene que tener siempre en su poder; si hay que oficiar lo entrega al funcionario con
cargo para que haga el oficio ya, si hay que hacer Cedulón lo mismo. El casillero de esa
reconstrucción no está en el mueble de la letra normal, sino que, por razones de seguridad está
en el escritorio del Actuario, si queda bajo llave mejor. Toda medida es poca para asegurarnos
que no se pierda ahora la reconstrucción del caso.
•LA NORMA VIGENTE
Es normal tomar conocimiento en algunos Juzgados de expedientes o actuaciones
extraviadas, ya que por temor o vergüenza se ocultaron en su debido momento, y que al pasar el
tiempo es muy difícil aclarar el punto e incluso reconstruirlas.
Los funcionarios no ponen en conocimiento del hecho al Actuario, éstos no ordenan la
búsqueda por escrito, dejan pasar el tiempo con la esperanza de que aparecerá lo extraviado y
da cuenta por escrito a su Juez; después aparecen los problemas, quedan en evidencia las
omisiones y por lo tanto las responsabilidades pasibles de ser sancionadas.
Algunas veces también se ignora lo que se debe hacer.
Quien de exprofeso oculta un extravío o traspapelamiento se inculpa del mismo, crea una
presunción de su propia culpabilidad.
La resolución Nº 5006 bis de fecha 25/11/1980 del Ministerio de Justicia del gobierno de
facto es la norma vigente.
1.- “Los Jerarcas de las distintas reparticiones de la Administración de Justicia (del Poder
Judicial),
en todo lo supuesto de extravio de expedientes o actuaciones judiciales, y sin perjuicio de
disponer la búsqueda exhaustiva e inmediata de los mismos, deberán proceder de acuerdo con
lo dispuesto en los artículos 189 y 190 del Decreto 640/73”.
En aquel momento, los Juzgados eran Oficinas Administrativas dependientes
jerárquicamente del Poder Ejecutivo por lo que regía el Decreto 640/73. Estos artículos
expresan:
“Art. 179. En conocimiento de alguna irregularidad administrativa el jefe o encargado de la
Repartición dispondrá la realización de una información de urgencia. Esta consiste en los
procedimientos inmediatos tendientes a individualizar los posibles autores, cómplices y testigos
y para evitar la dispersión de la prueba. A tales efectos, personalmente o por el funcionario que
designe, interrogará al personal directamente vinculado al hecho, agregará la documentación
que hubiere, y ocupará todo otro elemento que puede resultar útil a los fines de ulteriores
averiguaciones.”
“Art. 190 En todos los casos, la denuncia, con la información de urgencia, deberá ser puesta en
conocimiento del Jerarca del servicio dentro de las cuarenta y ocho horas (48 horas). Ello sin
perjuicio de la comunicación inmediata si la gravedad del hecho así lo justificare”
Entiendo que actualmente la referencia debe tenerse a los artículos de nuestro
Reglamento General de Oficinas Judiciales de 22/07/1953.
2.- A los efectos de la búsqueda pertinente se autoriza a los Jerarcas respectivos a disponer la
misma aún fuera del horario normal del trabajo.
3.- Es obligación de todo funcionario comunicar a sus Superiores el extravío de expedientes o
actuaciones judiciales de que tenga conocimiento.
4.- El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente instrucción, será
considerada falta administrativa susceptible de sanción, sin perjuicio de la responsabilidad que
correspondiere por el extravío o pérdida comprobado.
5.- Comuníquese a todas las Oficinas de la Administración. De Justicia (Del Poder Judicial) a
cuyos jerarcas se encomienda la notificación de la presente a los funcionarios que a él están
subordinados.
6.- Hágase saber a la Secretaría Administrativa de la Corte de Justicia (Suprema Corte de
Justicia), Dirección de Servicios Administrativos y Dirección de Servicios Jurisdiccionales

 (suprimida)
•EL CODIGO GENERAL DEL PROCESO
El Código General del Proceso que entrará en vigencia el próximo 21 de julio trae en su
artículo 109 por primera vez una norma al respecto:
“109.1 – Cuando por cualquier causa se hubiera perdido, destruido u ocultado el origina de una
actuación procesal, la copia autenticada de ella tendrá el mismo valor. Para su utilización, el
Tribunal ordenará a quien la tenga que lo consigne en Secretaría.”
¿Y cuál es la copia autenticada que se menciona? Es la copia que tiene quien presentó
el escrito original, sellada, con fecha, hora y firmada. Pero también es la copia que
eventualmente queda en la Oficina. ¿Como en la Oficina? Porque si se pierde el expediente
original también se pierden las copias de los escritos que se doblan y meten dentro o se
“pinchan” en la carátula. Bueno, se así procedió la Oficina, evidentemente no solo perdió la
copias de todos los escritos sino también la oportunidad más fácil de reconstruirlo.
Habíamos ya visto que el mejor sistema para guardar las copias de escritos NO es
justamente engramparlas en las carátulas de los expedientes, porque se desprenden, se pierden
antes de entregarlas y también rompen carátula, más que todas las “gordas” de Bancos que
traen adjuntas el poder, los conformes, las carta de garantía, etc. Sino que el mejor sistema es:
en el momento de presentarla junto al escrito original, ponerles el sello fechador, firmarlas y
enumerarlas. Cada Mesa que recibe escritos tendrá su propia numeración correlativa, año a año.
Luego en la propia nota de cargo entre paréntesis, al lado de la palabra copia se pondrá el
numero que le correspondió. Al anotar la subida en la Ficha en la columna de observaciones se
pondrá entre paréntesis el mismo número. Todas las copias se colocarán en una bandeja en
orden correlativo atadas con la banda elástica o simplemente con una piola con moña. Cuando
se gira a oficios para la notificación personal o para Cedulones para la Central, se busca en
aquella bandeja por el número puesto entre paréntisis, se extraen las copias necesarias y se
agrega a la simple nota del giro “lugar y fecha. A oficios (12).” es decir, se escribe entre
paréntesis aquel número de la copia que se adjunta al giro: Si van dos, porque dos son los
demandados que hay que notificar por ejemplo, pues se escriben (dos 12)2.
Este nuevo artículo da el valor a esa copia obtenida, diciendo que “tendrá el mismo valor”
que el original. Por lo que no habrá que dar vista a nadie para que preste su conformidad, como
hasta ahora. Obtenido la copia se tiene como original siempre que sea autenticada.
Y continúa: “109.2 Cuando no haya copia de las actuaciones destruidas o desaparecidas,
el Tribunal ordenará que se rehagan para cuyo fin practicará las diligencias probatorias que
evidencien su preexistencia y contenido”
Esta hipótesis es grave; para evitarla propongo:
•Que cada acta se levante con carbónico y que todos firmen también esa copia, que se
enlegajará en forma, con índice para poder ubicarla.
•Que toda pericia se presente con copia, la que se guardará en otro Legajo especial, con indice.
•Toda actuación y diligencia de prueba también se fotocopie.
Estas simples medidas organizativas evitarán la hipótesis últimamente transcripta.

Por último: “109.3 Cuando la reconstrucción no fuera posible, el Tribunal ordenará, si lo
entendiera necesario, la renovación de los actos, prescribiendo el modo de hacerlo.